As ferramentas de inteligência artificial estão cada vez mais presentes na rotina das empresas. Elas ajudam a encontrar informações, resumir conteúdos, organizar dados e acelerar atividades que antes exigiam consultas manuais ou a elaboração de planilhas e relatórios.
Porém, para obter respostas realmente úteis, não basta apenas fazer uma pergunta. É importante informar o contexto, explicar o objetivo e indicar como você gostaria que a resposta fosse apresentada.
Essa mesma lógica se aplica ao Arquimedes, o assistente de inteligência artificial integrado ao ERP Arquis.
O Arquimedes é a inteligência artificial integrada ao ERP Arquis, desenvolvida para tornar a utilização do sistema mais simples, inteligente e estratégica. A tecnologia combina conhecimento sobre as funcionalidades do Arquis com informações relacionadas à gestão empresarial e aos principais processos da construção civil.
Diferentemente de um chatbot genérico, o Arquimedes foi preparado para auxiliar construtoras, incorporadoras, empreiteiras e empresas do setor em atividades que fazem parte da sua rotina. O usuário pode fazer perguntas sobre módulos, configurações, permissões, processos e funcionalidades do ERP Arquis, recebendo explicações contextualizadas e orientações mais direcionadas.
Por meio do Chat do Arquimedes, é possível esclarecer dúvidas sobre o sistema, solicitar instruções passo a passo e compreender melhor processos relacionados a áreas como engenharia, compras, financeiro, contratosmedições, vendas, estoque, contabilidade e muito mais.
O Arquimedes também possui conhecimento sobre temas ligados à construção civil e à gestão de empresas do setor. Por isso, pode ajudar o usuário a compreender conceitos, organizar informações e encontrar caminhos para diferentes situações do dia a dia, sempre considerando o contexto apresentado na pergunta.
Além do chat, o Arquimedes conta com o recurso “Conversar com a tela”, disponível em telas do sistema. Essa funcionalidade permite que a inteligência artificial interprete as informações exibidas no sistema e auxilie na criação de resumos, análises, comparações, tabelas, insights e recomendações de próximas ações.
Neste artigo, você vai entender como criar perguntas melhores e conhecer cinco prompts que podem ser utilizados no dia a dia da sua empresa.
O que é um prompt?
Prompt é o comando, pergunta ou instrução enviada para uma ferramenta de inteligência artificial.
Um prompt pode ser simples, como:
“Como faço uma cotação no Arquis?”
Entretanto, quanto mais informações forem fornecidas, maiores serão as chances de receber uma resposta completa e direcionada.
Uma versão mais detalhada poderia ser:
“Estou no módulo Compras do Arquis e preciso realizar uma nova cotação com três fornecedores. Explique o passo a passo e informe quais cuidados devo ter antes de concluir o processo.”
Nesse segundo exemplo, o Arquimedes recebe informações importantes:
- Em qual módulo o usuário está;
- Qual processo deseja realizar;
- Quantos fornecedores participarão;
- Qual tipo de orientação precisa receber.
A inteligência artificial não precisa de termos técnicos ou comandos complexos. Você pode escrever normalmente, utilizando uma linguagem clara e explicando o que deseja alcançar.
Duas formas de utilizar o Arquimedes no ERP Arquis
Antes de conhecer os prompts, é importante compreender que o Arquimedes pode ser utilizado de maneiras diferentes dentro do sistema.
Chat do Arquimedes
O Chat do Arquimedes pode ser acessado pelo menu de Inteligência Artificial do Arquis. Esse recurso é indicado para tirar dúvidas sobre funcionalidades, configurações, permissões e processos do sistema.Você pode perguntar como determinada atividade funciona, solicitar um passo a passo ou pedir que o Arquimedes explique um conceito de maneira mais simples.
Conversar com a tela
Nas telas do sistema, o Arquimedes consegue interpretar as informações que estão sendo apresentadas naquele momento. Isso permite solicitar resumos, análises, comparações, tabelas e sugestões de ações com base no contexto da própria tela. Ao utilizar a função o usuário poderá acionar o Arquimedes diretamente naquele contexto.
Agora que você já conhece as duas formas de interação, confira cinco prompts que podem ajudar a aproveitar melhor cada recurso.
1. Tire dúvidas sobre funcionalidades do sistema
Durante a utilização de um ERP, é natural surgirem dúvidas sobre o funcionamento de uma tela, a sequência correta de um processo ou as configurações necessárias para realizar uma atividade.
Em vez de procurar manualmente em diferentes materiais, você pode explicar sua necessidade diretamente ao Arquimedes.
Exemplo de prompt
“Estou no módulo Compras e preciso realizar uma nova cotação. Explique o passo a passo e informe quais cuidados devo ter durante o processo.”
Esse tipo de comando ajuda o Arquimedes a compreender não apenas qual funcionalidade deve ser explicada, mas também o nível de orientação esperado.
Você pode tornar a resposta ainda mais específica acrescentando informações como:
- A etapa em que está com dificuldade;
- O perfil do usuário que realizará a atividade;
- O resultado que pretende alcançar;
- Os possíveis erros que deseja evitar.
Quando utilizar
Esse prompt pode ser usado para compreender funcionalidades, revisar processos ou orientar um colaborador que ainda está se familiarizando com o sistema.
Tipo de interação recomendado: Chat do Arquimedes.
2. Descubra quais permissões um usuário precisa
A definição correta das permissões é importante para que cada colaborador tenha acesso apenas às informações e funcionalidades necessárias para sua função. Entretanto, nem sempre é fácil identificar todas as permissões envolvidas em um processo completo.
O Arquimedes pode ajudar a entender quais acessos devem ser analisados para determinada atividade ou perfil profissional.
Exemplo de prompt
“Quais permissões preciso conceder para que meu funcionário consiga fazer uma cotação no módulo Compras?”
Também é possível fazer uma solicitação mais abrangente:
“Crie um cargo para Analista de Compras e liste as permissões necessárias para que esse usuário realize o fluxo completo de cotações e aprovações no Arquis.”
Ao informar o cargo e as responsabilidades do profissional, a resposta pode ser organizada de acordo com o fluxo de trabalho esperado.
A recomendação gerada pela inteligência artificial do Arquimedes deve servir como apoio para a configuração. Antes de liberar os acessos, é importante que o administrador revise as permissões sugeridas e considere as regras internas da empresa.
Quando utilizar
Esse tipo de prompt é útil durante a entrada de novos colaboradores, reorganização de responsabilidades ou criação de cargos personalizados.
Tipo de interação recomendado: Chat do Arquimedes.
3. Gere um resumo da tela de contas a pagar
Uma tela financeira pode reunir muitos vencimentos, fornecedores, documentos e valores. Embora todas essas informações sejam importantes, nem sempre o usuário precisa analisar cada registro individualmente.
Nas telas do sistema, o recurso “Conversar com a tela” permite pedir ao Arquimedes que transforme os dados apresentados em um panorama mais objetivo.
Exemplo de prompt
“Analise as informações apresentadas nesta tela de contas a pagar e gere um resumo com os principais vencimentos, os valores mais altos, os fornecedores recorrentes e os possíveis atrasos. Indique também as próximas ações recomendadas.”
Esse comando não solicita apenas um resumo geral. Ele define exatamente quais aspectos devem receber mais atenção.
O usuário também poderia pedir:
- Os pagamentos que vencem nos próximos dias;
- Os maiores compromissos financeiros do período;
- Os documentos que já estão atrasados;
- Os fornecedores com maior concentração de valores;
- Uma lista de prioridades para a equipe financeira.
Quando utilizar
Esse prompt é indicado para preparar reuniões, organizar a rotina financeira ou identificar rapidamente quais registros precisam de atenção.
Tipo de interação recomendado: Conversar com a tela
4. Analise o contexto de uma negociação no CRM
Em uma negociação imobiliária, a forma como o corretor responde pode influenciar diretamente a continuidade do atendimento. Um comprador pode demonstrar interesse, insegurança, preocupação com o preço, dúvidas sobre as condições comerciais ou dificuldade para tomar uma decisão.
Ao utilizar o Arquimedes em uma tela compatível do CRM, o usuário pode solicitar uma análise do histórico apresentado e pedir sugestões de abordagem.
Exemplo de prompt
“Analise o histórico desta conversa com o comprador e indique se ele está demonstrando interesse ou insegurança. Sugira uma resposta empática que destaque a escassez de unidades e os benefícios do empreendimento para ajudar na tomada de decisão.”
Também é possível ajustar o tom desejado:
“Crie três sugestões de resposta para esta negociação: uma mais acolhedora, uma mais objetiva e uma mais persuasiva.”
Dessa maneira, o corretor recebe alternativas que podem ser revisadas e adaptadas antes do envio. A inteligência artificial atua como apoio ao atendimento. A decisão final sobre a mensagem deve continuar considerando o perfil do comprador, o estágio da negociação e as condições reais do empreendimento.
Quando utilizar
Esse prompt pode ser utilizado para analisar objeções, preparar respostas, retomar negociações ou adaptar a comunicação ao comportamento do cliente.
Tipo de interação recomendado: Conversar com a tela, quando disponível no contexto acessado.
5. Organize informações e prepare um relatório
Além de responder perguntas, o Arquimedes pode ajudar a estruturar as informações em formatos mais fáceis de consultar, apresentar ou compartilhar.
Em vez de solicitar apenas um resumo, você pode indicar as seções que deseja receber e o formato final da resposta.
Exemplo de prompt
“Organize estas informações em: resumo geral, principais riscos, prioridades e ações recomendadas. Apresente o resultado em uma tabela pronta para exportação em Excel ou PDF.”
Esse tipo de solicitação pode ser adaptado para diferentes necessidades:
- Relatório para uma reunião de diretoria;
- Resumo para encaminhamento à equipe;
- Lista de pendências por responsável;
- Plano de ação dividido por prioridade;
- Tabela comparativa entre diferentes registros;
- Relatório com prazos, valores e recomendações.
Quanto mais claro for o formato solicitado, mais fácil será utilizar o resultado posteriormente.
Quando utilizar
Esse prompt é recomendado sempre que o usuário precisar transformar uma grande quantidade de informações em um conteúdo organizado, compartilhável e direcionado para a tomada de decisão.
Tipo de interação recomendado: Chat do Arquimedes ou Conversar com a tela, dependendo da origem das informações.
Como criar prompts melhores para o Arquimedes
Você não precisa decorar comandos prontos. Os exemplos apresentados neste artigo podem ser adaptados conforme sua realidade.
Uma boa pergunta geralmente reúne quatro elementos.
1. Contexto
Informe em qual módulo, tela ou processo você está trabalhando.
Exemplo:
“Estou analisando uma cotação no módulo Compras.”
2. Objetivo
Explique o que precisa descobrir ou produzir.
Exemplo:
“Quero identificar a opção com o menor custo total.”
3. Critérios
Indique quais informações devem ser consideradas.
Exemplo:
“Considere preço, prazo de entrega e condição de pagamento.”
4. Formato da resposta
Defina como gostaria de receber o resultado.
Exemplo:
“Apresente as três melhores opções em uma tabela comparativa.”
Ao reunir esses quatro elementos, o prompt completo poderia ser:
“Estou analisando uma cotação no módulo Compras. Identifique as três melhores opções considerando preço, prazo de entrega e condição de pagamento. Apresente o resultado em uma tabela comparativa e indique qual alternativa oferece o melhor custo-benefício.”
O Arquimedes foi desenvolvido para facilitar o acesso ao conhecimento, ajudar os usuários a compreender processos e tornar as informações do ERP mais simples de interpretar.
Com perguntas claras, é possível receber orientações mais direcionadas, gerar resumos, organizar dados e encontrar informações relevantes com mais agilidade.
Lembre-se de que a inteligência artificial é uma ferramenta de apoio. As respostas e recomendações devem ser revisadas de acordo com as regras da empresa, as permissões do usuário e a experiência dos profissionais envolvidos.
Quanto melhor for o contexto fornecido, mais útil poderá ser a resposta.
O Arquimedes aproxima a inteligência artificial da rotina da construção civil, permitindo que gestores e equipes utilizem o próprio ERP para aprender, analisar e tomar decisões com mais segurança.
Ainda não utiliza o Arquis? Solicite uma demonstração e descubra como o Arquimedes e os demais recursos do ERP podem transformar a gestão da sua construtora ou incorporadora.
